Denne persondatapolitik forklarer, hvordan vi i atletikforbundet håndterer dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Dansk Atletik Forbund er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Dansk Atletik Forbund
Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby
CVR 46217128
daf@dansk-atletik.dk
4326 2308
www.dansk-atletik.dk

Dansk Atletik Forbund behandler personoplysninger i vores virke som specialforbund under Danmarks idrætsforbund og hovedorganisation for vores medlemsklubber. Vi anvender oplysningerne om dig for at kunne servicere dig, vores medlemsklubber og idrætslige samarbejdspartnere, samt sikre kontakten herimellem. Vi ønsker at give dig mulighed for at tilmelde dig og deltage i relevante atletik- og motionsarrangementer, stævner, events og uddannelse udbudt af Dansk Atletik Forbund.

Vi behandler dine oplysninger i forbindelse med bestemte formål:

• Medlemsadministration
• Administration af din relation til forbundet
• Opfyldelse af din anmodning om rekvirering af og deltagelse i vores tilbudte produkter, aktiviteter og service
• Gennemførelse og udbredelse af forbundets virke, arrangementer, stævner, events, uddannelse mv.
• Billedbrug af aktivitets- og situationsbilleder taget ved forbundets arrangementer, til nyheds- og resultatformidling
• Resultatformidling
• Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
• Opfyldelse af lovkrav
• Rekruttering og ansættelser

Vi indsamler og behandler følgende typer oplysninger

I. Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, fødselsdato, nationalitet, mailadresse, telefonnummer, indmeldelsesdato, klub, træner, disciplin, resultater, tøjstørrelse, dommerkort, prøveresultat (i forbindelse med uddannelse), hverv i relation til klub og specialforbund, stillingsbetegnelse, uddannelsesbaggrund, ansøgning/CV Bankoplysninger (i forbindelse med udbetalinger)

II. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer
• helbredsoplysninger såsom sygdom og skade (atleter)
• allergier (ifm. forplejning)
• oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest (er du som frivillig tilknyttet forbundsaktivitet, hvor du har med børn og unge at gøre fx Skole OL, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig)

Når vi modtager personoplysninger fra andre end dig selv, vil disse kilder være:

• Din træner / landstræner i DAF
• DAF klub, fx om klubskifte og kursusdeltagelse
• Idrættens hovedorganisationer, Team Danmark
• Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved lønudbetaling
• Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

I. Atletikforbundets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen). Vores legitime interesser motiveres i:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af stævnedeltagelse, deltager- og resultatlister
• Afholdelse af sportslige aktiviteter og arrangementer – herunder konkurrencer nationalt oginternationalt
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og kontingentbetaling, medlemsindberetning
• Information om atletikforbundets aktiviteter, uddannelse, regelændringer, events mv.
• Brug af situationsbilleder taget ved stævner, arrangementer, træningsaktivitet, i forenings- eller forbundsregi, der afbilder en konkret aktivitet eller situation
• Af praktiske og administrative hensyn kan almindelige medlemsoplysninger opbevares også i en periode efter din(klubs) udmeldelse af forbundet
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

II. At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

• Rekrutterings- & ansættelsesforløb

III. Behandling efter lovkrav

IV. Behandling med samtykke. Samtykke indhentes ved:

• Indhentning af helbredsoplysninger (atleter)
• Straffeforhold ifm. børneattester (Skole OL)
• Billed- og videobrug til kommercielt brug, og hvor der er tale om ’portrætbilleder’. (Der indhentes ikke samtykke ved situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i arrangementet / foreningen / forbundet)

Vi videregiver personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• Samarbejdspartnere, herunder Danmarks Idrætsforbund, Team Danmark, Anti Doping Danmark, Idrættens Kompetence Center, DGI, sportspsykolog, fysisk behandler
• Internt i atletikforbundet til fx stævne- og løbsarrangører
• Internt i atletikforbundet i forbindelse med uddannelse og arrangementer, hvor kursusarrangør/kontaktpersoner videregives almindelige personoplysninger som deltagerliste med navn, klub og evt. hverv. (Listerne kan offentliggøres/sendes til øvrige deltagende klubber)
• Kontaktpersoner i medlemsklubber modtager deltagerlister med navn og klub forud for arrangementer
• Leverandører forstået som serviceudbydere, teknisk support, databehandlere mv.
• Offentlige myndigheder
• World Athletics og European Athletics

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden samtykke hertil.

Vi vil overføre dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS i forbindelse med internationale konkurrencer, stævner og møder, hvor personoplysninger videregives til arrangøren med henblik på deltagelse / akkreditering.

• Det internationale atletikforbund IAAF beliggende i Monaco www.worldathletics.com/
• Evt. værtsland for OL, VM og andre internationale stævner

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som klubmedlem, træner, atlet, ansat m.fl. Opbevaringstiden er ikke altid defineret, men vi opbevarer som hovedregel ikke personoplysninger længere end nødvendigt, og ud fra nedenstående kriterier.

• Atleter

  Personoplysninger opbevares så længe du som atlet er tilknyttet atletikforbunds aktiviteter, og til umiddelbart kort herefter.

• Trænere med DAF licens, DAF dommere og officials

  Almindelige personoplysninger og evt. prøveresultat og træner/dommerniveau så længe din trænerlicens / dommerkort er gyldigt. Navn og uddannelseshistorik opbevares efter udløb af hensyn til generhvervelse på korrekt niveau.

• Frivillige og klubmedlemmer

  Personoplysninger opbevares så længe du er tilknyttet atletikforbundet som klubmedlem, i forbindelse med events og anden forbundsaktivitet, og til umiddelbart kort herefter.

• Ansatte medarbejdere og trænere

  Personoplysninger opbevares i en periode fra ophøret af dit virke i atletikforbundet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav kan gemmes i 5 år efter samarbejdsaftale er ophørt
  • Ansøgninger gemmes indtil rekrutteringsproces er afsluttet og op til 6 mdr. herefter.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel atleter, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dinepersonoplysninger begrænset
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid, ved at rette henvendelse til os. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger bagud, og vil derfor først have virkning fra tilbagetrækningstidspunktet
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet)
• Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os via kontaktoplysninger øverst. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst opdateret: 15.06.2018